Cara Melihat Orang yang Mengakses Dokumen di Google Docs

BERNAS – Google Docs adalah platform populer yang memungkinkan kolaborasi real time. Sering kali, kamu perlu berbagi dokumen dengan orang lain, entah untuk tugas kerja, proyek kelompok, atau sekadar berbagi informasi penting.

Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana cara melihat orang yang mengakses dokumen di Google Docs?

Mengetahui siapa saja yang melihat atau mengedit dokumen kamu bisa memberikan keamanan lebih serta memastikan dokumen tersebut dikelola dengan baik.

Google Docs menawarkan fitur yang memungkinkan kamu untuk memantau siapa saja yang mengakses dokumen secara real time.

Dengan memanfaatkan fitur ini, kamu bisa mengontrol siapa yang berinteraksi dengan dokumen kamu dan memastikan bahwa kolaborasi berjalan sesuai yang diinginkan.

Di artikel ini, kita akan bahas cara mudah untuk melihat orang yang mengakses dokumen di Google Docs, serta beberapa tips untuk memaksimalkan fitur ini.

Melihat Orang yang Mengakses Dokumen di Google Docs Itu Penting?

Sebagai pengguna Google Docs, memiliki kontrol atas siapa saja yang mengakses dokumen penting adalah langkah pertama untuk menjaga privasi dan keamanan data.

Selain itu, jika kamu bekerja dalam tim, mengetahui siapa yang mengakses dokumen kamu dapat membantu kamu menghindari konflik atau kesalahan pengeditan.

Fitur ini juga sangat berguna jika kamu ingin memantau kolaborasi dalam proyek atau memastikan dokumen tetap berada di tangan yang tepat.

Jika kamu tertarik untuk memperdalam pengetahuan di dunia digital, kamu bisa mengambil sertifikasi di bidang IT yang tersedia di UNMAHA.

Sertifikasi dari Universitas Mahakarya Asia adalah resmi dan diakui oleh BNSP yang bertanggung jawab atas sertifikasi kompetensi kerja di Indonesia.

Cara Melihat Orang yang Mengakses Dokumen di Google Docs

Untuk melihat orang yang mengakses dokumen di Google Docs, ada beberapa langkah yang perlu diikuti.

Fitur ini dapat memberi informasi mengenai siapa saja yang telah membuka atau mengedit dokumen secara langsung.

1.

Cek Aktivitas di Dokumen dengan “Lihat Versi Sebelumnya”

Google Docs memudahkan penggunanya untuk memeriksa siapa yang mengakses dokumen, serta apa saja yang telah diedit.

Salah satu cara untuk melihat siapa yang mengakses dokumen adalah dengan menggunakan fitur Lihat Versi Sebelumnya.

Langkah-langkah:

• Buka dokumen Google Docs yang ingin kamu cek.
• Klik File di pojok kiri atas.
• Pilih Lihat Versi Sebelumnya dan kemudian pilih Lihat Riwayat Versi.
• Di sisi kanan, akan muncul daftar orang yang mengedit dokumen beserta waktu dan perubahan yang dilakukan.

Fitur ini memungkinkan kamu untuk melacak aktivitas kolaborator dalam dokumen, serta memberikan informasi siapa yang membuat perubahan pada setiap versi.

2.

Menggunakan Fitur “Lihat Siapa yang Sedang Mengetik”

Google Docs juga menyediakan fitur yang memungkinkan kamu untuk melihat siapa yang sedang bekerja di dokumen secara real time.

Dengan fitur ini, kamu bisa melihat siapa saja yang sedang mengetik atau mengedit dokumen.

Langkah-langkah:

• Buka dokumen yang ingin kamu lihat.
• Perhatikan di pojok kanan atas, di sana akan muncul nama orang-orang yang sedang aktif bekerja di dokumen.
• Kamu bisa melihat warna-warna yang berbeda yang menunjukkan posisi kursor masing-masing orang.

Fitur ini berguna ketika kamu ingin melihat orang yang sedang mengakses dokumen secara langsung, serta menghindari kesalahan dalam penulisan atau editing.

3.

Melihat Aktivitas Melalui “Komentar dan Saran”

Selain melihat riwayat versi dan aktifitas real time, Google Docs juga memungkinkan kamu untuk melihat siapa saja yang memberikan komentar atau saran pada dokumen.

Fitur ini bisa sangat membantu untuk memantau masukan dari orang lain.

Langkah-langkah:

• Klik ikon Komentar yang terletak di kanan atas dokumen.
• Di bagian Aktivitas Komentar, kamu akan melihat siapa yang memberikan komentar dan saran beserta waktu.

Fitur ini berguna jika dokumen kamu melibatkan diskusi atau masukan dari berbagai pihak.

4.

Gunakan Fitur “Bagikan” untuk Melihat Siapa yang Memiliki Akses

Jika kamu hanya ingin melihat siapa saja yang memiliki akses ke dokumen tanpa memeriksa aktivitas, kamu bisa menggunakan fitur Bagikan di Google Docs.

Fitur ini memberi kamu kontrol penuh atas siapa yang bisa mengakses, melihat, atau mengedit dokumen kamu.

Langkah-langkah:

• Klik tombol Bagikan di kanan atas dokumen.
• Di menu yang muncul, kamu akan melihat daftar orang yang memiliki akses ke dokumen, lengkap dengan tingkat akses mereka (lihat, komentar, atau edit).

Kamu juga bisa mengatur ulang izin akses di sini, jika diperlukan.

Jika kamu tertarik untuk meningkatkan kemampuan di dunia teknologi dan manajemen, kamu bisa memilih program studi Teknik Informatika atau Sistem Informasi di UNMAHA.

Baca  juga: Cara Mengatur Margin dan Ukuran Kertas di Google Docs

Tips Memaksimalkan Keamanan Google Docs

Mengetahui siapa yang mengakses dokumen adalah langkah pertama, namun ada beberapa tips tambahan untuk meningkatkan keamanan dan kenyamanan saat menggunakan Google Docs:

1.

Atur Izin Akses dengan Cermat

Pastikan hanya orang yang benar-benar membutuhkan akses yang bisa melihat atau mengedit dokumen.

Google Docs memungkinkan kamu mengatur akses ke tiga level: Lihat, Komentar, dan Edit.

2.

Gunakan Proteksi Password untuk Dokumen yang Sangat Sensitif

Jika kamu bekerja dengan informasi yang sangat sensitif, pertimbangkan untuk mengenkripsi atau melindungi dokumen dengan password tambahan.

3.

Gunakan Google Workspace untuk Pengelolaan yang Lebih Baik

Untuk perusahaan atau organisasi, menggunakan Google Workspace memberikan lebih banyak fitur pengelolaan dan kontrol yang lebih baik.

Memahami cara melihat orang yang mengakses dokumen di Google Docs akan sangat membantu kamu dalam memantau dan mengelola akses ke dokumen yang penting.

Baik untuk kolaborasi tim atau melindungi informasi pribadi, fitur ini memberi kontrol lebih dalam mengatur siapa saja yang dapat melihat atau mengedit dokumen kamu.

Untuk yang ingin melanjutkan pendidikan di bidang IT atau manajemen, kunjungi PMB UNMAHA dan daftar sekarang juga!

Bagi yang ingin mendapatkan kuliah gratis, jangan lewatkan kesempatan untuk mendaftar pada program Beasiswa PBL yang bisa memberikan kesempatan belajar tanpa biaya.

Jika kamu butuh informasi lebih lanjut, langsung hubungi Admin UNMAHA malalui WhatsApp***

Editor: Mahfida Ustadhatul Umma