Bernas.id – Manusia adalah makhluk yang selalu berkembang. Dahulu kita hanya melakukan sesuatu berdasarkan kebutuhan harian. Lama kelamaan, manusia merasa perlu mengatur waktu lebih baik, agar dapat melakukan segala hal lebih efektif dan efisien.
Generasi pertama manajemen waktu adalah membuat daftar berupa segala sesuatu yang harus dikerjakan. Kegiatan yang sudah dilakukan kemudian diperiksa dan ditandai apabila sudah terlewati. Generasi kedua manajemen waktu adalah membuat target-target yang dibedakan menjadi target jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Namun generasi ini mulai merasakan kesulitan ketika harus menaati semua jadwal dengan ketat. Mereka mulai merasa hidupnya dikendalikan, dan tidak punya kebebasan untuk melakukan hal yang disenangi. Hal inilah yang melandasi generasi ketiga muncul.
Stephen Covey, penulis 7 Habit of Highly Effective People, menjabarkan bahwa kita bisa membuat manajemen waktu yang disesuaikan dengan skala prioritas. Dahulukan yang utama. Dalam melihat manajemen waktu, kita perlu memandang peran kita tidak hanya di kantor, namun peran lain kita di keluarga dan di masyarakat. Keseimbangan pengaturan waktu antar peran membuat kita menjalani kegiatan dengan lebih rileks. Covey membagi manajemen waktu ke dalam empat kuadran.
Kuadran 1 : Penting dan Tidak Genting
Berapa banyak manajer sebuah perusahaan yang mengatakan bahwa menjalin komunikasi personal dengan bawahannya adalah penting? Berapa banyak orang tua yang menyadari pentingnya komunikasi dengan anak? Namun berapa banyak yang menginvestasikan waktu untuk melakukannya? Sesuatu yang penting namun tidak penting mencakup hal-hal seperti pencegahan, membangun hubungan, memikirkan ide-ide baru. Investasi waktu terbesar kita sebaiknya jatuh pada kuadran ini.
Kuadran 2 : Penting dan Genting
Sesuatu yang penting dan genting mencakup permasalahan yang harus diselesaikan segera atau proyek yang mendekati tenggat waktu. Energi kita biasanya terserap di kuadran ini dan menjadikan kita terlalu lelah. Karena sibuknya kita di kuadran ini, kita melupakan sesuatu yang berdampak positif di jangka panjang. Hal-hal yang berada di kuadran 1. Kemampuan pendelegasian tugas dapat membantu kita menyelesaikan permasalahan di kuadran 2.
Kuadran 3 : Tidak Penting dan Genting
Kegiatan ini mencakup telpon yang berisi penawaran-penawaran, interupsi dari divisi lain, beberapa pertemuan, beberapa e-mail yang harus dijawab. Kegiatan di kuadran ini pun bisa didelegasikan jika diperlukan.
Kuadran 4 : Tidak Penting dan Tidak Genting
Aktivitas bersenang-senang, menghabiskan waktu dengan mengobrol, membuka aplikasi toko online termasuk kegiatan yang menghabiskan waktu yang sifatnya tidak penting dan tidak genting. Bukan berarti kegiatan seperti ini tidak diperbolehkan. Hanya saja kita tidak bisa menempatkan waktu di kuadran ini sebagai prioritas.
Fokuskan energi pada kuadran 1 dan pikirkan juga aktivitas yang penting, namun tidak genting dalam peran kita sebagai keluarga dan masyarakat. Dengan demikian peran kita dalam membagi waktu akan lebih seimbang.
